Ship Administrative Officer (Pegawai Pentadbiran Kapal)

Ship Administrative Officer? Jawatan apa tu? Pernah dengar Pegawai Pentadbiran Kapal?

          Pasti ramai yang tertanya-tanya apa jawatan Ship Administrative Officer atau  (Pegawai Pentadbiran Kapal) di atas kapal? Ship Administrative Officer (Pegawai Pentadbiran Kapal) atau lebih dikenali dengan "AO" di atas kapal adalah salah satu jawatan yang diperkenalkan oleh MISC Berhad. Jawatan AO ini seharusnya dimasukkan ke dalam safe manning memandangkan keperluan seorang AO amatlah penting dalam membantu Kapten mengemaskini segala pentadbiran kapal dan memenuhi requirment Port.Kapten banyak dibebani dengan dokumen yang banyak yang tidak perlu.

Ship Administrative Officer / Chief Steward

                                                                             Cook

Steward

           Sesetengah kapal mempunyai Chief Steward untuk menjadi ketua dibahagian Sajian tetapi tidak membantu Kapten dalam urusan pentadbiran kapal. Untuk bekerja sebagai AO, lepasan ijazah universiti atau kolej dalam apa jua bidang boleh memohon sekiranya ada kekosongan.

           Memang diakui tugas seorang Kapten di atas kapal amatlah berat. Kapten kapal bertanggungjawab ke atas semua anak kapal dan kapal bersesuaian dengan gaji yang diterima.Saban hari, Kapten akan menerima email yang banyak dari semua dept, Class, Port Authority dan Agent.

           Waktu bekerja seharian dihabiskan dengan menbalas email sahaja.Di sini amatlah penting bagi seseorang AO memahami tugas sebagai AO kerana perancangan yang teliti amatlah penting bagi memastikan semua tugas selesai. Oleh sebab itu, AO digelar Master Secretary oleh anak kapal.

           Tidak dinafikan ada Kapten yang stress dengan beban tugas jikalau AO hanya mengikut arahan tetapi tidak memahami tugas dia.Seorang AO harus berdikari dan tidak menunggu arahan dari Kapten untuk melakukan tugas dan perlu ada senarai tugasan yang perlu dibuat.Setiap kali sign on, tugas seorang AO adalah sama dan mungkin ada penambahan jika ada requirement yang baru dari port, class dan office circulars.Jadi perancangan awal dalam kerja bukanlah satu masalah.

             Sesetengah Kapten inginkan AO bertugas mengikut waktu yang ditetapkan, tetapi penulis sebagai bekas seorang AO menerangkan tugas AO adalah 24 jam melainkan berada di open sea waktu bekerja 8.00 pagi hingga 5.00 petang boleh diguna pakai.Ibarat celik mata Kapten, AO harus bangun dan standby. Selalunya ini adalah AO yang menunggu arahan dari Kapten.

            Namun bukan semua Kapten begitu.Kapten dan AO haruslah serasi dalam kerja pentadbiran diatas kapal.Bergaduh mulut dan bertekak adalah perkara biasa dalam mempertahankan pendapat.Tetapi setiap kerja haruslah dilakukan secara profesional.Malahan AO sendiri pun pernah beberapa kali dimarah oleh Kapten atas sebab melakukan kesalahan dalam dokumen.Pada mulanya agak terasa kerana kesalahan itu dilakukan oleh Kapten sendiri walaupun pernah ditegur oleh AO.Namun ini adalah asam garam semasa bertugas.

           Bila ditugaskan dikapal kedua, masalah yang serupa atau pernah terjadi takkan berulang lagi kerana kita telah memahami kesan dari kesilapan tersebut.Malahan AO diberikan kepercayaan sepenuhnya oleh Kapten dalam mengemaskinikan dokumen di atas kapal dan berhubung dengan Port, Agent dan Class. AO bukan setakat membantu Kapten tetapi harus bijak membuat keputusan bila diperlukan.

            Bagi AO yang mempunyai planning kerja dan semuanya dikemaskinikan tanpa perlu menunggu arahan, Kapten akan lebih bertolak ansur dan memberi kelonggaran dari segi kerja.

            Semasa Monthly Meeting, AO akan bertindak sebagai secretary mencatat minute meeting serta penghubung antara SMT (Senior Mgmt team iaitu Kapten,Chief Eng,Chief Officer dan 2nd Eng) dan anak-anak kapal yang lain.Semua akan di[panggil untuk berbincang dan menyuarkan pendapat.Bagi penulis, setiap meeting harus ada "Teh Tarik" dan kopi serta sedikit kudpan.Ini akan lebih mengeratkan hubungan sesama anak-anak kapal. Ketika ini lah semua issue berkaitan kerja,kapal,kebersihan,training,drill,makanan dan accomodation dibincangkan.

            Apa yang menarik tentang AO dan Electrical Engineer, mereka tidak termasuk dalam safe manning dan tidak memerlukan COC untuk bekerja di atas kapal cargo/container.Cukup sekadar menjalani kursus asas sebelum bekerja di atas kapal seperti - Basic Safety Training,Personal safety , Survival Craft/Rescue Boats, Tanker Familiarization dan mempunyai Buku Pelaut / ID Pelaut.Bila semuanya lengkap, pergi ke Klinik yang mempunyai doktor diiktiraf oleh Jabatan Laut untuk Medical Check up dan Vacination/Cholera.

           Seharusnya, AO juga mempunyai Food Handling Certs dan suntikan Typhoid kerana sebagai ketua Sajian haruslah mempunyai ilmu berkenaan dengan penjagaan dapur, frost dan defrost, kebersihan dan memastikan provision yang sampai menepati mutu.

Tugas AO adalah:

- bertanggungjawab mengemaskinikan segala dokumen dan memastikan memenuhi segala requirement dari sesebuah Negara / port sebelum berlabuh.

-merupakan ketua kepada Bahagian Sajian (Catering Dept).Di atas kapal ada terbahagi kepada Deck, Engine dan Sajian Makanan (catering Dept).

- Memandangkan AO melaporkan terus kepada Kapten, AO juga ditugaskan untuk memberikan kaunseling kepada anak-anak kapal.

-Juru acara bagi semua majlis di atas kapal seperti sambutan Hari Raya,Tahun Baru Cina, Deepavali dan jamuan makan.

-duta kecil negara yang membawa nama syarikat kerana semasa Port Clearance, AO akan berurusan dengan Port State control, Imigration, Custom dan Agent. Penampilan dan cara bercakap amatlah penting. Kapten akan berada disebelah untuk membantu sekiranya diperlukan.Perasaan takut tetap akan agar tidak ada masalah dalam dokumen untuk masuk port.

           Secara peribadi, semasa bekerja diatas kapal memang menyeronokkan kerana sambil bekerja dapat melancong ke negara orang.Selain dikecualikan membayar cukai, gaji yang diterima juga lebih berbanding didarat.

          Setelah bekerja 6 bulan, bila tiba masa "sign off" atau bercuti selama 3 bulan bagi pegawai dan 1 1/2 bagi Ratings. Itulah masa yang dinantikan kerana waktu bercuti telah dibayar setiap bulan dalam gaji.Tiada apa yang perlu difikirkan dan hanya bercuti serta berjumpa dengan keluarga / rakan-rakan.

           Amat jarang pelaut berhenti kerja melainkan pelaut itu tidak berpuas hati dengan majikannya sama ada dari segi standby pay, early joining pay dan leave pay.Bila bekerja selama 6 bulan, secara automatik semua anak-anak adalah keluarga kita selama 6 bulan.Oleh sebab itu dunia Pelaut adalah dunia yang kecil dan pasti ada yang akan mengenali ada walaupun bersara sebagai pelaut.

Catatan ini akan bersambung nanti dengan bercerita berkenaan kemudahan penginapan dan bersukan di atas kapal.